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実用的"5W2H"

2011年3月23日


社員に指示した仕事が自分の思い通りに進んでいない、といった経験はありませんか。その結果"仕事の手戻り"が起こり、もし、その仕事が大変重要なことだったりすると
・修正作業で無駄な人件費がかかる。
・納期遅れで顧客に大きな迷惑がかかり、信用が失墜する。
・商売の遅れで機会損失が発生する。
・競合他社に売上げ・利益をもって行かれる。
等々思わしくない結果が生じます。
その責任は指示した側にあるのでしょうか。指示された側にあるのでしょうか。
実は、その責任の大半は指示したあなたの方にあるのです。

物事を指示する原則

物事を的確に指示する場合は、"5W2H"が相手に伝わるように指示しなければなりません。
つまり、
・何故:WHY
・何を:WHAT
・誰に(誰を):WHO
・何時:WHEN
・どこで:WHERE
・どのように:HOW
・いくらで:HOW MUCH
このような事柄を指示する場合、相手に合わせて内容の具体性を変えなければなりません。テーマを示し、「"5W2H"を満たすように書いて欲しい。」と言うだけでやってくれる相手と、相当具体的に示さないとできない相手がいるからです。

経営者・管理者の留意点

部下に対する指示は仕上がりレベルで合格点を与えられるように、次の点に留意すると良いでしょう。
・だれがどの程度の指示で仕事をこなす能力があるのか、部下の能力レベルをつかんでおき、それに合った指示を行う。
・「催事の案内状」「会議開催連絡」等々の出来上がり文書を "5W2H"の要素が明記されているかどうかチェックする。

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